Binnen de documentgenerator van het Provinciaal Contracterenbuffet (PCB) is voor de gebruikers een aantal bibliotheken beschikbaar. Hierin zijn standaardteksten opgeslagen. Deze kunnen betrekking hebben op individueel gebruikersniveau, maar ook op organisatieniveau. Na het openen van een provinciaal format, bijvoorbeeld voor de basisovereenkomst, is het mogelijk om organisatiespecifieke artikelen op te roepen die de standaardartikelen overschrijven. Binnen de documentgenerator heeft men een combinatie van het provinciale format en de individuele artikelen in de bibliotheek digitaal voorhanden.
Organisaties en personen die door een provincie worden uitgenodigd om deel te nemen aan een project binnen CROW-ProContract, kunnen gebruikmaken van dezelfde bibliotheek als de desbetreffende provincie. Dit betekent dat een ingenieursbureau het provinciale format kan oproepen en daarin ook zelfstandig de voor de desbetreffende provincie unieke artikelen kan verwerken met input vanuit de bibliotheek.
De documentgenerator is te bereiken via CROW-ProContract. De tool is via het gratis account te gebruiken voor het opstellen van verschillende contractdocumenten. Gemeenten, waterschappen en andere partijen kunnen via de documentgenerator formats oproepen voor het opstellen van een selectieleidraad, een aanbestedingsleidraad, een vraagspecificatie en een model-basisovereenkomst met annexen. De contractschrijver maakt met zijn expertise de benodigde documenten geschikt voor gebruik in het contract.
Provincies en ingenieursbureaus die voor hen werken, kunnen in de documentgenerator de provinciale formats (uit het PCB) oproepen en vanuit die basis werken aan de contractdocumenten. Voor de provincies is er alleen geen format voor de vraagspecificatie op te roepen, omdat er binnen het PCB voor is gekozen dit niet via de tool aan te bieden.
De bibliotheekfunctie binnen de contractgenerator was voor veel provincies nog te onbekend. Men had er soms wel van gehoord, maar er werd weinig mee gedaan. Daar is verandering in gekomen nu de provincies Zuid-Holland en Utrecht actief aan de slag zijn gegaan met deze functionaliteit. De Provincie Zuid-Holland heeft kritisch gekeken naar de selectieleidraad. Op een aantal punten wijkt deze provincie vrijwel altijd af van de provinciale standaard; dan is het ideaal om gebruik te maken van de bibliotheek. CROW en de Provincie Zuid-Holland hebben vervolgens in een samenwerking de bibliotheek ingericht voor de Selectieleidraad. Eenzelfde exercitie is uitgevoerd voor de Provincie Utrecht. Hier had men behoefte aan het vullen van de bibliotheek voor de Model-Basisovereenkomst en de Annexen.
Het voordeel van de documentgenerator en de bijbehorende bibliotheken is dat alle digitale informatie op één centrale plek beschikbaar is. Dit is niet alleen erg praktisch voor de eigen organisatie, maar ook voor bijvoorbeeld ingenieursbureaus die in opdracht van provincies werken. Het voorkomt veel heen en weer mailen en het beperkt daardoor de kans op fouten.
In de toekomst zullen de provincies ook met elkaar in overleg kunnen over de informatie die zij in hun bibliotheken opslaan. Verder kan vanuit de individuele bibliotheken vrij gemakkelijk worden gezocht naar overlappende informatie tussen diverse provincies. Vervolgens kan er meer uniformiteit worden geboden door het provinciale format aan te scherpen.
Wilt u meer weten over de documentengenerator? Neem contact op met Mark Hofstede.
Nieuwsbrief
Voortaan geen nieuws over PCB meer missen? Schrijf je in voor de maandelijkse PCB-nieuwsbrief.