Via de financieringsgroepen FCK-CT en KPP* geven de gezamenlijke provincies invulling aan de wens om tot collectieve, generieke eisensets en standaard contractdocumenten voor UAVgc-contracten te komen.
Uit efficiëntie-overwegingen én het streven naar transparantie en rechtsgelijkheid (alle provincies contracteren Werken op dezelfde, transparante en herkenbare wijze) lovenswaardig. Ook de ambitie en inzet van de individuele provincies in de projectteams die zijn ingericht om inhoudelijk tot deze eisensets te komen wordt enorm gewaardeerd. Vanuit onze rol als facilitator in dit proces en beheerder van de gerealiseerde eisensets en standaard contractdocumenten is het dan ook een genoegen in projectteams met de provincies te mogen samenwerken. Het is mooi om te zien hoe de verschillende inzichten en belangen bij elkaar worden gebracht, afgewogen en in een passende vorm worden vastgesteld.
Aan dit mooie proces zitten helaas ook nadelen. De ambitie en het daaruit volgende afstemproces vraagt een serieuze inbreng van de provincies. In ieder projectteam met een eigen doel (een specifieke eisenset of contractdocument) brengen we 4 tot 6 provincies samen, die elk een afgevaardigde in dit team inbrengen. Deze afgevaardigde moet niet alleen in de projectteam-bijeenkomsten aanschuiven om mee te denken, maar moet ook binnen de eigen organisatie de provinciale inbreng ophalen. Zowel bij de projectenteams als bij de beheerafdeling. En deze inbreng moet tot een intern gedragen standpunt worden samengesmeed voordat deze in het PCB-projectteam wordt ingebracht.
Voorafgaand aan de projectteambijeenkomsten worden de afzonderlijke bijdragen door een ingeschakeld extern ingenieursbureau samengevoegd voorbereid. In de bijeenkomst wordt dit samenstelsel eis-voor-eis, zin-voor-zin besproken op functionaliteit, juistheid, effectiviteit en toetsbaarheid. Dit zijn intensieve werksessies die een hoge mate van aandacht vragen.
De output van de projectteamvergaderingen moet vervolgens weer binnen de eigen provincie getoetst worden op accepteerbaarheid en draagvlak. Want uiteindelijk is het natuurlijk de bedoeling dat de provincies ook met de eisensets en standaarddocumenten gaan werken. Draagvlak is dus essentieel. Hiermee ontstaat dus een iteratief proces dat minimaal vier bijeenkomsten vergt om tot een breed (door het gehele projectteam) gedragen eisenset of standaarddocument te komen. Tussen deze bijeenkomsten is al gauw zes weken nodig om de opbrengsten uit te werken en vervolgens in de achterban te valideren en hiervoor draagvlak te verkrijgen. Daarnaast is het een aanzienlijke opgave voor elke bijeenkomst voldoende deelnemers te vinden.
Dit proces leidt tot een door het gehele projectteam gedragen eisenset of standaarddocument. Dit wordt bekrachtigd met een positief advies aan het operationeel begeleidende Kernteam. Hierin wordt onderbouwd hoe dit product tot stand is gekomen, wie dit onderschrijven en of aan de projectopdracht aantoonbaar is voldaan. Daarmee kan dit Kernteam snel beslissen tot acceptatie en vrijgave van dit product.
Met de vrijgave staat de weg vrij voor publicatie van de eisenset in het Linked Data Platform of publicatie van het standaarddocument in ProContract. Bij publicatie zullen voortaan ook webpagina’s gepubliceerd worden waarin de ontstaanskaders, het werkingsgebied en de globale inhoud beschreven worden. Al met al een omvangrijk en tijdrovend proces, maar wel een betrouwbare basis voor gedragen contractdata. En dat is waar we als CROW graag voor gaan!
Bob Nonnekens
* FCK-CT = Fonds voor de Collectieve Kennis in de Civiele Techniek
KPP = KennisPartnerschap Provincies