In dit interview delen Henk en Peter hun ervaring. Waar zit de meerwaarde van het PCB en wat kan er eventueel beter?
“Dialoogrondes met aannemers geven gerichtere aanbesteding”
Peter Hopman werkt bij de provincie Noord-Holland als technisch manager voor het project N243. Over de herinrichting wordt al ruim vijftien jaar gesproken, vertelt hij. “Langs de weg zijn meer dan 110 perceelaansluitingen en het aantal stakeholders is een veelvoud daarvan. Er wonen mensen en er zijn agrarische bedrijven. Alles moet bereikbaar blijven tijdens de maandenlange werkzaamheden. Dat vraagt om goede afstemming. We startten in 2017 met het huidige project via een contract op basis van UAVgc. De aanbesteding is vlak voor de zomer van 2021 afgerond. Het werk is definitief gegund aan Boskalis. Vanaf september 2021 worden de eerste voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd. De werkzaamheden voor de herinrichting zijn vanaf eind 2021/begin 2022.”
Henk Visser werkt bij Arcadis als contractmanager/-adviseur. In 2000 kreeg hij te maken met het eerste contract volgens UAVgc. Dat was bij de voorbereiding van het DCM-contract van de rijksweg N11 voor Rijkswaterstaat. Voor het omvangrijke project N243 heeft Henk – samen met een collega –het contract opgesteld. Dankbaar maakte hij gebruik van het PCB.
Contact met stakeholders
Peter: “Onze omgevingsmanager onderhoudt het contact met stakeholders. Vanwege de lange aanlooptijd kwamen er ook nieuwe bewoners. Je zult steeds weer die verbinding moeten zoeken. We hebben door de jaren heen verschillende bewonersavonden gehad, maar ook overleg gevoerd met belangenorganisatie LTO en de plaatselijke bedrijfsvereniging. Er is steeds gezocht naar draagvlak.”
Henk: “We hebben alle belangen ook in kaart gebracht middels een klanteisen specificatie. Het was hier en daar best moeilijk, want welke wensen honoreer je, zodat het een eis wordt?”
Contractvorm UAVgc
Als contractvorm is gekozen voor UAVgc. Bij het opstellen van de contracten is alles toegepast uit het PCB, vertelt Henk. “Sommige onderdelen zijn wat vrijer toegepast, maar binnen de Vraagspecificatie (VS) 0 en 2 en ook binnen de annex 2 is alles zoveel mogelijk gebruikt. Deel 0 is het algemene deel. Daar maak je beschrijvingen van het werk zelf. Dus welke functies en raakvlakken zijn er en welke documenten gelden echt als voorschrift. Daarbinnen heb je flexibiliteit. De basisovereenkomst is verder standaard, daarbinnen wijzig je niet. Hoewel ik bij de annexen nog wel denk dat de annex over kabels en leidingen en de annex over verkeersmanagement per provincie zou moeten verschillen. Want iedereen heeft zijn eigen manier en eigen strategie over hoe ze dat vastleggen. Dat moet een raamwerk zijn.”
Verbeterpunten PCB
Als het inhoudelijk over de PCB gaat, hebben Henk en Peter nog wel verbeterpunten. Henk: “We hebben het contract van de herinrichting van de N243 gescand op overtollige eisen of eisen die teveel richtinggevend zijn: dit of dat zou je eigenlijk uit de PCB kunnen verwijderen. Maar het is er uiteindelijk niet van gekomen. We zien echter steeds meer aanvullende bepalingen komen bij de basisovereenkomst, proceseisen en annexen. De annexen bestaan uit technische en administratieve procedures, maar daar zit nu een heel veel proceseisen in. Aanpassingen in de basisovereenkomst vind ik een ongewenste ontwikkeling, evenals afwijkingen op de UAVgc. Het juridisch kader, de UAV-GC, is paritair vastgesteld. Als je daarop aanpassingen gaat doen en gaat schuiven met onderdelen van het contract, dan kan je er zelfs juridische problemen mee krijgen. In de PCB worden er nu onderwerpen in andere locaties van het contract geplaatst waarvan ik denk: is hier wel juridisch onderzocht of dat qua rangorde van contractdocumenten wenselijk is? Want we gaan in de praktijk steeds meer richting claims en geschillen.”
Het PCB is opgesteld met de input vanuit twaalf provincies. Over de basisovereenkomst bestond consensus. Peter: “In de basisovereenkomst en de VS 2 zitten zoveel uitzonderingen. Als je ons aanbestedingsproces ziet, dan ging 70 procent van de vragen over de nadere eisen in de VS 2. Deze eisen kenmerken zich door extra inspanningen en juridische en financiële gevolgen. ”
Nieuwe eisensets
Bij het project N243 is 80 tot 90 procent van het PCB gehandhaafd, de rest is aangepast. Elke provincie maakt zijn eigen mix van eisen. CROW probeert wel elk jaar de eisensets te updaten. Peter: “Daarom hebben we onze verbeterpunten doorgegeven aan het contractenplatform, dat dit moet verbeteren.”
Bij CROW stonden 2019 en 2020 in het teken van nieuwe eisensets. Dit jaar is CROW onder meer bezig met de voorbeelddocumenten en ook de herziening van de VS 2. Die staat in het najaar gepland. Bij het aanpassen van de eisensets is het een voorwaarde dat de provincies voldoende vertegenwoordigd zijn in het overleg. Dat blijft een uitdaging.
Leidraad bij aanbesteding
Henk: Bij de aanbesteding voor de N243 hebben we zelf een leidraad voor de concurrentiegerichte dialoog samengesteld. We deden de selectie van inschrijvers met een trechteringsdocument. Inschrijvers mochten hun verhaal vertellen op basis van softe criteria, zonder dat ze het traject kenden. Daar zijn ze op geselecteerd. Vervolgens hebben we getrechterd tot drie partijen. Eigenlijk hadden we drie leidraden; selectieleidraad, trechteringsleidraad en een gunningsleidraad.”
Peter: “Inschrijvers vinden het zelf ook prettig dat er wordt getrechterd naar drie, vier partijen. Dat hebben we opnieuw gemerkt bij de N243. Ze vinden die dialoogrondes met de provincies nuttig, want ze kunnen hun ideeën kwijt en vertellen wat ze eventueel willen. En wij vinden het ook prettig. Als opdrachtgever wil je weten of je in de goeie richting zit. Vraag en aanbod moeten matchen met elkaar.”