Wouter van Apeldoorn is contractmanager bij provincie Overijssel. Sinds zijn indiensttreding in 2013 werkt hij met het Provinciaal Contractenbuffet (PCB); (gestandaardiseerde) contract- en aanbestedingsdocumenten voor UAVgc-contracten die door provincies worden toegepast en beschikbaar zijn in CROW ProContract. In dit interview vertelt Van Apeldoorn over o.a. de ervaringen tot nu toe en deelt hij zijn blik op de toekomst.
CROW: Wat was de aanleiding voor het gebruik van het PCB?
Van Apeldoorn: “Toen ik in 2013 in dienst kwam bij provincie Overijssel was men al begonnen met het PCB. De aanleiding daarvoor was dat vanuit het Provinciaal Vakberaad Beheer en Bouw de behoefte was ontstaan voor standaardisering binnen de provincies, om meer uniform te werken. Van daaruit zijn door een aantal provincies en CROW een stuurgroep, een kerngroep en diverse werkgroepen geformeerd voor de ontwikkeling van het PCB.”
Wat heeft het gebruik van het PCB tot nu toe opgeleverd?
“In september 2015 is een betaversie van het PCB opgeleverd, een jaar later kwam versie 1.0. Het blijkt niet eenvoudig te zijn om provincies mee te krijgen; sommige onderdelen van het PCB zijn gewoon net iets anders beschreven dan bijvoorbeeld (externe) ingenieursbureaus gewend zijn. De meeste provincies laten hun contracten door ingenieursbureaus opstellen; elk bureau heeft vaak zijn eigen format, zijn eigen schrijfwijze. De formats van het PCB zijn dan net iets anders dan ze gewend zijn en dat is wennen. Bovendien kan de aansluiting bij de specifieke provinciale gedachtes en beleid her en der nog beter; provincies gaan dan hun eigen addendum ontwikkelen. Dat is een traject waar tijd in gaat zitten en waar we nu middenin zitten, dat maakt het lastig om nu concreet aan te geven wat het opgeleverd heeft, met name t.a.v. de documenten m.b.t. de vraagspecificaties (VS1 en VS2).
Ten aanzien van de inschrijvingsleidraden heeft het voor Overijssel zeer bruikbare documenten en een goed werkende documentengenerator opgeleverd. Overijssel maakt hier veelvuldig gebruik van. Uiteindelijk moeten er door het gebruik van PCB minder fouten in contracten gemaakt worden en moet er meer uniformiteit ontstaan, ook tijdwinst door gebruik van standaarden is een voordeel.”
Wat zijn je ervaringen met het PCB?
“Het PCB gaat leven door er beter over te communiceren, en daar zijn we op dit moment mee bezig. CROW is de beheerder van PCB dat in CROW ProContract is ondergebracht en organiseert kennisbijeenkomsten bij provincies om er meer bekendheid aan te geven. Dat is een positieve ontwikkeling. Ik zie ook dat er nog wel wat verschil tussen de provincies is. Provincie Overijssel heeft afgelopen 2 jaar een golf gehad van geïntegreerde contracten. Er zijn ook provincies die nog weinig met geïntegreerde contracten werken of niet meedoen met het PCB. Dat is jammer, want met een grote groep kunnen we sneller stappen maken met het PCB. Bij de meeste geïntegreerde contracten die Overijssel de afgelopen 2 jaar heeft aanbesteed en de projecten die nu nog in voorbereiding zijn is het PCB gebruikt. Uit die projecten zijn veel wijzigingen, verbetervoorstellen en opmerkingen gekomen die nu door CROW verwerkt worden. Die optimalisatie kost tijd. Maar we zijn op de goede weg!
Ik ben ervan overtuigd dat het PCB erg goed kan werken, dat het PCB van grote toegevoegde waarde kan zijn. Voorwaarde is wel dat de stukken regelmatig geüpdatet en geoptimaliseerd worden. Er zitten erg goede stukken in, met name de leidraden en de vraagspecificaties. Maar het vraagt continue doorontwikkeling.”
Wat wil je je collega’s meegeven?
“Ga het PCB vooral gebruiken! Laten we samen werken aan uniformiteit. In een recent overleg hebben we vanuit provincie Overijssel ook meegegeven dat het goed is ook de advies- en ingenieursbureau’s te betrekken bij het ontwikkelen van het PCB. Een enkel ingenieursbureau heeft al aangegeven te willen overwegen om in een kerngroep plaats te nemen en een bijdrage te leveren voor de PCB-stukken. Wellicht is het een goed idee om ook marktpartijen (aannemers) hierin mee te laten doen, om zo een nog breder draagvlak te krijgen.
Uiteindelijk moet het PCB net zo gaan worden als wat de RAW nu is. Dat is het nog niet; iedereen gaat nu zijn eigen addendum ontwikkelen. Provincie Utrecht heeft bijvoorbeeld zijn eigen vraagspecificatie 1 (VS1), een eisendatabase op CROW ProContract staan. Dat zijn mooie ontwikkelingen, ondanks dat er nog her en der wat haken en ogen zitten aan de ontsluiting: hoe haal je snel en eenvoudig de data op? Een aantal andere provincies zijn hier ook al mee bezig. Volgende stap is deze addenda naast elkaar leggen en daar de gemene deler uit halen. Dat kost tijd, maar het gaat iets moois opleveren!”