Communicatie en aanbesteden: spanningsveld of een kans?

Er wordt vaak heel spannend gedaan over de communicatie tussen inschrijver en aanbesteder, zeker als dit 1 op 1 gebeurt. Ik zie vaak dat er onzinnige vragen worden gesteld en ontwijkende antwoorden worden gegeven, en zowel aanbesteder als inschrijver om de hete brij heen draaien. Een aanbesteding kan niet zonder goede communicatie; het doel is tenslotte om vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Heldere en open communicatie bij aanbesteden geeft de meeste kans op passende aanbiedingen. Tijdens en voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure zijn er verschillende kansen om goed met elkaar te communiceren. In deze blog bespreek ik er een aantal, zonder volledig te willen zijn.
 

Marktconsultatie

De mogelijkheid om voorafgaand aan een aanbestedingsprocedure een marktconsultatie te houden is expliciet opgenomen in de gewijzigde aanbestedingswet, die waarschijnlijk 1 juli 2016 van kracht gaat. Met een marktconsultatie kan een aanbestedende dienst zijn behoefte scherper krijgen, de haalbaarheid van zijn vraag toetsen, de structuur van de markt verkennen, en onderzoeken welke ideeën er in de markt zijn. Naar mijn idee een prachtig mooi middel om met elkaar te communiceren.  
 

Informatiebijeenkomst

Daarnaast kan de aanbesteder ook een informatiebijeenkomst organiseren waarin hij bijvoorbeeld de opdracht presenteert en er algemene informatie over geeft. Ik zie dit vaak gebeuren als er bijvoorbeeld voor een moderne contractvorm is gekozen. Tijdens een informatiebijeenkomst wordt dit dan verder toegelicht, zodat eenieder dezelfde verwachtingen heeft en weet wie welke verantwoordelijkheden heeft.
 

Nota van inlichtingen inschrijvingsfase

Het bekendste communicatiemoment is waarschijnlijk de nadere inlichtingen, oftewel de nota van inlichtingen inschrijvingsfase. Het gaat hierbij om inlichtingen die dienen tot verduidelijking, aanvulling of wijziging van de aanbestedingsdocumenten en contractdocumenten. Dit kunnen vragen zijn van (potentiële) inschrijvers, maar ook de aanbesteder zelf kan zaken verduidelijken of wijzigen middels een nota.
 

Individuele informatie-uitwisseling

En dan misschien wel de spannendste: de individuele informatie-uitwisseling. Voor 1 op 1 communicatie is voorafgaand aan en tijdens de aanbestedingsprocedure ruimte, tenzij het ‘level playing field’ wordt verstoord. Dat level playing field is meteen het lastige in deze 1 op 1 communicatie, en daar zit misschien ook wel een spanningsveld. Want wanneer is dat verstoord? Ik denk echter dat als zowel inschrijver als aanbesteder zich van dat spanningsveld bewust zijn en daadwerkelijk handelen met de basisbeginselen van het aanbestedingsrecht in hun achterhoofd, dat dit geen probleem hoeft te zijn. Daarom een aantal aandachtspunten om verstoring van het ‘level playing field’ te voorkomen:
 

• De informatie-uitwisseling mag uitsluitend plaatsvinden met reeds geselecteerde gegadigden die voor inschrijving zijn uitgenodigd.
• Onderhandelingen zijn niet toegestaan.
• Voorafgaand aan de informatie-uitwisseling moeten de gunningscriteria bekend zijn (staan in de inschrijvingsleidraad).
• De geschiktheidseisen (minimumeisen en selectiecriteria) en de gunningscriteria mogen na bekendmaking niet meer worden gewijzigd.
• De Nota van Inlichtingen Inschrijvingsfase betreffende de (algemene, niet individuele) nadere inlichtingen moet bij voorkeur vóór de individuele informatie-uitwisseling beschikbaar zijn.
• De termijn voor ontvangst van de inschrijvingen moet zodanig ruim zijn dat er behalve voor het uitwerken van de inhoud van de inschrijving ook ruimte is voor informatie-uitwisseling tussen aanbesteder en gegadigden.
• Beschikbare informatie over (niet oplossingsrichtinggerelateerde) risicovolle interacties moet de aanbesteder aan alle geselecteerden kenbaar maken.
• Vertrouwelijkheid is een belangrijk aspect. Alleen als gegadigden zeker kunnen zijn dat de aanbesteder vertrouwelijk omgaat met de individueel verstrekte informatie, zullen zij werkelijk informatie over hun oplossingsrichting durven/kunnen uitwisselen met de aanbesteder.
• Individuele informatie-uitwisseling moet schriftelijk worden gedocumenteerd (proces-verbaal).
   

Overigens hebben wij in de Online Kennismodule Aanbesteden  een protocol ‘individueel informatie uitwisselen’ opgenomen. Dit protocol beschrijft hoe men het proces van individuele informatie uitwisseling kan inrichten. Daarnaast hebben we in de kennismodule tevens een format proces verbaal individuele informatie uitwisseling opgenomen. Ik zou zeggen: doe er uw voordeel mee en communiceer erop los met elkaar!
 
Tjeerd Planting
Adviseur Aanbesteden en Contracteren
tjeerd.planting@crow.nl