Verlengen van een contract: onder welke voorwaarden?

Het komt regelmatig voor dat contracten, vaak onderhoudscontracten op basis van een RAW-raamovereenkomst, maar ook reguliere onderhoudsbestekken, worden verlengd. Inmiddels is bij iedereen bekend dat een dergelijke optie tot verlenging al bij de aanbesteding bekend moet zijn. Maar onder welke voorwaarden vindt een dergelijke verlenging plaats?
 
Met Jacques Teunissen, Helpdesk CROW, goedemiddag,

Goedemiddag Jacques, mag ik je een vraag stellen over een contract dat we willen verlengen?

Natuurlijk mag dat. Je werkt bij een Gemeente als ik het goed heb? We hebben elkaar vaker aan de telefoon gehad.

Ja klopt. We hebben nu een onderhoudscontract voor groen dat na twee jaar afloopt. Dit contract willen we voor nog een jaar verlengen. Als optie is bij de aanbesteding al aangegeven dat we mogelijk 2 keer met een jaar willen verlengen. Nu komt de aannemer met de opmerking dat hij wel eerst over de prijzen per eenheid én over de staartkosten wil onderhandelen. Kan dit zomaar?

Bij een optie tot het verlengen van een contract zijn er twee dingen die ik adviseer om vooraf goed te regelen.

Het eerste is: Welke criteria hanteert de opdrachtgever om wel of niet te verlengen.
Regel je dat goed, dan is bij de aannemer bekend hoe hij moet presteren om voor verlenging in aanmerking te komen en leidt dit niet tot willekeur. Het hoeven overigens niet altijd criteria te zijn die uitsluitend de aannemer betreffen. Ook organisatorische redenen of budget kunnen bepalend zijn voor de keuze om een contract wel of niet te verlengen. Altijd goed dat een aannemer ook daarvan vooraf op de hoogte is.

Ik snap wat je bedoelt. Ik geloof niet dat we dit nu hebben aangegeven. Wat is het tweede dat je geregeld wilt zien?

Het tweede is: Welke uitgangspunten gelden bij verlenging. En dan voornamelijk in financiële zin. Dat is ook precies waar je vraag over gaat. Is er niets geregeld, dan is onderhandeling over de prijzen en bedragen op de inschrijvingsstaat in beginsel mogelijk.
Het is daarom altijd goed om aan te geven op basis waarvan een verlenging geldt. Een paar voorbeelden:

• Voor de verlenging gelden dezelfde prijzen en bedragen.
• Voor de verlenging gelden dezelfde prijzen en bedragen, met indexatie.
• Voor de verlenging gelden dezelfde percentages staartkosten, over de prijzen per eenheid kan worden onderhandeld, eventueel randvoorwaarden benoemen.
• Voor de verlenging kunnen andere prijzen en bedragen gelden, eventueel randvoorwaarden benoemen.

Extra aandachtspunten: Wat doen we met een eventueel gegeven korting en wat met een zekerheidsstelling?

Waarom zou ik als opdrachtgever niet altijd kiezen voor ‘dezelfde prijzen en bedragen’?

Ja, dat klinkt verleidelijk, maar vergeet niet dat je een groot risico bij de aannemer legt. Hij moet immers bij inschrijving al rekening houden met een mogelijke verlenging en het feit dat werkzaamheden tijdens de verlenging tegen dezelfde prijzen en bedragen moeten worden uitgevoerd. Een dergelijke situatie zal leiden tot hogere prijzen bij inschrijving. Dan lijkt het wel dat je opdrachtgever goedkoop uit bent in de verlenging, maar over de totale looptijd zal het niet veel uitmaken.

Wat kan een reden zijn om over prijzen en bedragen te onderhandelen?

Al naar gelang de aard van de werkzaamheden en de duur van het oorspronkelijke contract kan het zijn dat de economische situatie, de marktwerking (vraag en aanbod) of prijsstijgingen van individuele producten (asfalt, brandstof) er toe kunnen leiden dat het niet reëel is om ook voor een verlenging te rekenen met de oorspronkelijke prijzen.

Hmm, nog wel wat dingetjes waar we over na moeten denken. Gaan we zeker doen. Dan zij we in de toekomst mogelijk wel van deze discussies af.
Bedankt Jacques.

Graag gedaan.

Reageren?  

jacques.teunissen@crow.nl

De CROW-helpdesk beantwoordt dagelijks enkele tientallen vragen op het gebied van RAW, UAV-GC en aanbesteden. Vragen stellen kan via het contactformulier, meer informatie treft u op de pagina Ondersteuning of stuur een e-mail naar helpdesk@crow.nl.