Tanja Nieuwland en Eline van Buren, van huis uit bestuurskundigen, begeleiden de verandering bij BAM Infra Nederland naar ‘proactief presteren’. Zij zijn enthousiast over het bereikte resultaat en vertellen hierover aan Ad van Leest van CROW, die graag wil weten waarom BAM Infra Past Performance/Prestatiemeten heeft opgepakt en wat daarbij de lessen zijn geweest.
 |
 |
| Tanja Nieuwland |
Eline van Buren |
Tanja was als programmamanager betrokken bij het ontwerp en de implementatie van ‘Proactief Presteren’ binnen
BAM Infra. Zij heeft inmiddels een andere baan bij AMI Consultancy, waar ze als change consultant nog steeds betrokken is bij het advies en ontwerp van gedragsveranderingen bij organisaties in de bouw & infra. Eline is de huidige programmamanager bij BAM Infra en heeft het stokje van Tanja overgenomen. Ze constateert dat er nog genoeg te doen is in de bouw & infra wereld om altijd een klantgerichte houding aan te nemen en als sector het begrip samenwerking op gedragsniveau te concretiseren.
“In het kort komt het erop neer dat BAM niet wil afwachten, maar zelf een visitekaartje wil zijn door positieve invloed uit te oefenen op de ervaring (beoordeling) van klanten. Natuurlijk hebben we ook nog wel kanttekeningen bij de objectiviteit en de robuustheid van de systematiek, maar als we moeten wachten tot alles perfect is, komt die gedragsverandering er nooit“, aldus Tanja.
 |
| Afbeelding: @devisueelprojectmanager |
Impact
De aandacht van BAM voor Past Performance/Prestatiemeten is ontstaan toen zowel RWS en ProRail als een aantal gemeenten deze systematiek gingen toepassen op de samenwerking met hun aannemers. Op dat moment ontstond ook het besef dat een slechte beoordeling een grote impact kan hebben; niet alleen op de samenwerking binnen een project, maar ook op de selectie bij een volgende aanbesteding.
BAM heeft hierop ingespeeld en de medewerkers zijn zich intussen steeds meer bewust dat een opdrachtgever een aantal vanzelfsprekende zaken verlangt van een aannemer. Denk aan een klantgerichte houding en gedrag, communicatie, pro-activiteit en uiteraard goede kwaliteit van het werk. Ofwel: ‘doe gewoon normaal je werk’, en dat dit bij steeds meer contracten beoordeeld kan worden via een Past Performance/Prestatiemeten vragenlijst. De lijst is intussen bij alle opdrachtgevers nagenoeg gelijk, hetgeen onderlinge vergelijking van beoordelingen makkelijker maakt.
Objectief beoordelen
Een belangrijk aspect bij beoordelingen is dat die zo objectief als mogelijk worden gedaan en niet worden gebruikt als pressiemiddel richting de aannemer. De consequenties van een lage of niet-objectieve score kunnen namelijk groot zijn voor een aannemer. Bij
CROW Past Performance betekent dit o.a. dat de gedragscode moet worden gevolgd, hierin is opgenomen dat de organisatie een
training Past Performance moet hebben gevolgd en minstens 5 beoordelingen moet hebben gedaan voordat deze gedeeld mag worden met anderen. Tanja verwijst naar ProRail, waar de beoordeling in de vorm van een interview wordt uitgevoerd door een ‘auditor’ met een extra check op onderbouwde voorbeelden uit afgelopen kwartaal (geen oude koeien). Dit bevordert de objectiviteit en herhaalbaarheid van de beoordeling.
Veranderprogramma
In de periode 2014-2015 is BAM zich ervan bewust geworden dat beoordeling van gedrag bij samenwerking niet alleen bij de opdrachtgever maar ook bij de aannemer ligt. Om die gedragsverandering waar te maken hebben Tanja en Eline een mooi veranderprogramma neergezet. Eline: ”Allereerst is de ambitie door de directie neergezet, die overigens voor 100% achter proactief presteren en verbeteren van de samenwerking staat. Als grootste aannemer van Nederland heeft BAM ook een voorbeeldfunctie. De marktvisie hebben ze ondertekend, en krijgt met o.a. het programma Proactief Presteren een concrete invulling. En Prestatiemeten/Past Performance zijn daar ‘slechts’ middelen voor.”
Tanja: ”Andere aannemers kunnen een voorbeeld nemen aan de geleerde implementatielessen bij BAM. Met de ontwikkelingen rondom de marktvisie is er nog steeds een essentiële gedragsomslag binnen de sector nodig, zowel aan opdrachtgever- als opdrachtnemerszijde. Echt willen samenwerken, loskomen van claims en contractissues en de focus op Nederland een stukje mooier maken; daar is nog een wereld te winnen! En daar komen dan vanzelf weer belangrijke onderwerpen uit zoals veiligheid, omgeving.”
Blijf communiceren!
Eline: ”Als BAM Infra hebben we een enorme stap gemaakt in de goede richting door aandacht te besteden aan de omgang met elkaar in de projecten en samenwerking binnen en tussen verschillende projectorganisaties. Prestatiemeten/Past Performance kan hierbij een mooie onderlegger zijn. We merken dat de betrokkenen bij projecten (ondanks dat prestatiemeten niet is voorgeschreven door de klant) hier ook steeds vaker zelf intrinsiek mee aan de slag gaan. Hieruit blijkt de wil om te blijven verbeteren, om nog prettiger met elkaar op de projecten te werken. Het zijn zulke gave projecten die we als BAM mogen realiseren. Als dat in goede samenwerking is met de klant maakt dat het (uiteindelijke) gevoel over het gerealiseerde werk alleen maar mooier.
Dit betekent niet dat altijd alles 100% goed gaat, maar wel dat je altijd met elkaar dat gesprek blijft aangaan. Durf jij ook samen met de klant een kop koffie te drinken als het even moeilijk is? We willen hierin blijven ontwikkelen, ook in het kader van de marktvisie, om nog prettiger met elkaar op de projecten te werken. Daarom is het goed om hierover met elkaar in gesprek te blijven en van elkaar te blijven leren. Na afronding van de e-learning module worden vervolgactiviteiten afgesproken en ieder kwartaal krijgen de medewerkers nog een reminder/opfrisser om alert te blijven op hun gedrag.”
Intern verbeteringen doorvoeren
Voor zover bekend loopt BAM hiermee voorop, en heeft de organisatie allereerst een visie gehad op het onderwerp klantgerichtheid en samenwerken. Vervolgens is geïnvesteerd om dit organisatiebreed bekend te maken, te trainen en op te pakken. Alle beoordelingen die BAM van opdrachtgevers krijgt, worden verzameld, geanalyseerd en gebruikt om interne verbeteringen door te voeren. Het motto daarbij is: ‘Wat zou een opdrachtgever willen zien en merken om de aannemer een betere beoordeling te geven?’ In koffiegesprekken wordt deze vraag op de projecten ook voorgelegd. Medewerkers zijn er zich bewust van dat beoordelingen onderdeel kunnen zijn van de pre-kwalificatie en dat het een concurrentievoordeel kan opleveren. BAM heeft onlangs een 10 ontvangen als beoordeling, een mijlpaal die ook met de medewerkers wordt gevierd!
Tanja Nieuwland
Change Consultant
AMI Consultancy
Eline van Buren
Programmamanager
BAM Infra