Per 1 augustus 2022 gaat de Gemeente Tilburg vol aan de slag met groslijsten en Better Performance. Rob Luijsterburg en Leen Valk zijn beiden bij dit traject betrokken. Zij vertellen over hun motivatie om voor Better Performance te kiezen, hun ervaringen rondom dit traject en waarom Better Performance een handig hulpmiddel is.
Rob Luijsterburg is in dienst bij JS Consultancy en als senior projectmanager gedetacheerd bij het team Openbare Ruimte van Gemeente Tilburg. Daar is hij projectmanager voor het project "Optimaliseren Inkoop Diensten en Werken". In het kader van dit project worden groslijstsystematiek en Better Performance ingevoerd.
Leen Valk is mede-eigenaar van Qfact en oud-medewerker van CROW. Qfact levert software voor CROW Better Performance in combinatie met groslijsten en raamovereenkomsten voor de selectie van bedrijven voor met name onderhandse opdrachten. Daarnaast leveren ze software voor bedrijven voor prestatiemeten en prekwalificaties.
Kiezen voor Better Performance
Vóór dit traject bij de Gemeente Tilburg had Rob in zijn dagelijks werk niet veel met Better Performance te maken. Dat is voor Leen wel anders: “Er zijn meer dan 6000 gebruikers in onze software en een aanzienlijk deel daarvan gebruikt CROW Better Performance. Daarnaast trainen we vanuit ons zusterbedrijf Bouwmeesters een paar honderd mensen per jaar om CROW Better Performance goed toe te passen.”
Zonder er al te veel ervaring mee te hebben, is er toch in het project "Optimaliseren Inkoop Diensten en Werken" gekozen om het Better Performance systematiek toe te passen. Rob legt uit hoe deze keuze tot stand is gekomen: “Dat is een voortvloeisel en onderdeel van de groslijstsystematiek. Opdrachtnemers die willen meedingen voor offertes/opdrachten in Tilburg moeten een goede BP-score hebben.” Leen begrijpt deze keuze: “CROW Better Performance is de onbetwiste norm voor opdrachtgeverstevredenheid en samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer in de Grond- weg en waterbouw in Nederland. Er is steeds breder acceptatie. Van de top 50 aannemers in Nederland past het overgrote deel het inmiddels toe als vervanger van hun klanttevredenheidsonderzoeken.”
Verbeterde samenwerking
De keuze om met een bepaald systematiek te gaan werken wordt niet voor niets gemaakt. Rob legt uit wat voor hem de toegevoegde waarde is van Better Performance: “Het is noodzakelijk om te weten of je een goede opdrachtnemer in huis haalt. Bovendien triggert het systeem opdrachtnemers en opdrachtgevers om correct met elkaar om te gaan, tussentijds te evalueren en daardoor de wederzijdse samenwerking te verbeteren.”
Een verbeterde samenwerking is inderdaad ook wat Leen benoemt als de waarde van Better Performance: “CROW Better Performance draagt sterk bij aan een positieve leercurve op projecten doordat het wederzijds presteren op het niveau van houding en gedrag met regelmaat bespreekbaar wordt gemaakt. Door de score enigszins te koppelen aan de kans om uitgenodigd te worden voor vervolgopdrachten doen bedrijven vaak net een beetje extra hun best.”
Dat er wat ruimte is voor verbetering in de huidige samenwerking in projecten bij Gemeente Tilburg bevestigt Rob. “Problemen komen soms laat naar boven en op dat moment kan al sprake zijn van irritatie of gebrek aan vertrouwen. Met Better Performance wordt dat probleem een stuk minder, is mijn verwachting, mits ieder daar voldoende energie in steekt.”
Implementatie
Op gegeven moment is dan de keuze gemaakt om met Better Performance aan de slag te gaan, maar de daaropvolgend implementatietraject kan nog een hele uitdaging vormen. Dat lijkt in dit geval gelukkig soepel te gaan. Volgens Rob is het traject goed verlopen. “De organisatie is erg betrokken en enthousiast en het management is erg tevreden.” Leen beaamt dit: “Vanuit Qfact vonden we dit echt een heel leuk traject. Mayke Nieuwenhuijs en ik hebben dit traject samen getrokken vanuit Qfact, binnen Tilburg heeft Rob als projectleider gezorgd voor intern draagvlak en de organisatie. Dat heeft hij echt heel grondig gedaan.”
Intern draagvlak is cruciaal voor het soepel laten verlopen van het implementatietraject en te borgen dat iedereen er daadwerkelijk mee aan de slag gaat. Rob legt uit hoe dat bij Gemeente Tilburg is verlopen: “Alle medewerkers gingen op training. Met het projectteam hebben we beleidsdocument groslijstsystematiek opgesteld. Vervolgens ben ik de afgelopen periode vooral actief geweest met communicatie en creëren van draagvlak voor deze nieuwe werkwijze. Nu lopen nog de laatste acties met de IT-aspecten.”
Kansen voor Better Performance
Voor beide heren is het duidelijk dat Better Performance een mooi instrument is om samenwerkingen te verbeteren. Rob: “Een goed hulpmiddel om opdrachtnemers te selecteren bij uitvragen, verbeteren van wederzijdse samenwerking en een trigger om samen tot goede resultaten te komen. Voorts lijkt het een goedhulpmiddel om in de selectiefase het kaf van het koren te scheiden.”
Leen: “CROW Better Performance is een eenvoudig hulpmiddel met een grote positieve impact op projecten. Het draagt bij aan beter lopende projecten, een goede samenwerking en tot meer transparantie en objectiviteit bij de selectie voor toekomstige opdrachten.”
Naast de positieve ervaringen met Better Performance en het traject bij Gemeente Tilburg tot nu toe, zien zowel Rob als Leen nog wel kansen voor ontwikkeling op het gebied van Better Performance. Voor Leen zijn die vooral regio gebonden: “In midden- west en oost Nederland wordt Better Performance al veel gebruikt maar in het zuiden nog wat minder, doordat een grote gemeente dit toepast zullen meer aannemers en overheden in het zuiden hier voor kiezen.”
Rob ziet de kansen meer liggen op het gebied van verwachtingsmanagement. “Voor een goede samenwerking is het managen van wederzijdse verwachtingen belangrijk. Dat begint met een goede uitvraag en gunningscriteria. Maar ook in het nakomen van gemaakte afspraken en toepassen van transparantie is nog veel winst mogelijk. Partijen houden soms nog te vaak de kaarten tegen de borst. Voor Better Performance liggen hier kansen.”
Meer weten over CROW Better Performance? Lees hier meer of bekijk de incompany training.