De bijeenkomst vond plaats in de gemeente Lelystad bij het stadhuis. Hier kwamen diverse mensen samen om te praten over de worstelingen die bij het starten met assetmanagement komen kijken.
Het niveau van de deelnemers was divers, van startende assetmanagers, tot beheerders die al jaren volgens de systematiek werken. Echter, ook als je er zelf al jaren mee bezig bent; kan het starten met assetmanagement (en dus de rest van de organisatie meekrijgen) nog steeds een uitdaging zijn.
Knelpunten die de deelnemers beschreven waren bijvoorbeeld de weerstand van medewerkers bij de implementatie. Anderen geven aan dat de rollen, van bijvoorbeeld de manager en de teamleider, niet even duidelijk zijn.
Een ander probleem wat naar voren kwam is de betrokkenheid van het bestuur. Op de vraag ‘Het bestuur kent de principes van assetmanagement’ werd, op een enkeling na, veelal negatief gereageerd. “De terminologie hebben ze vast wel voorbij horen komen; maar wat het inhoudt, dat weten ze niet,” aldus het sentiment. Bij de meeste organisaties begint de verandering daarom ook bottom up.
Assetmanagement: Waar begin je (aan)?
In de samenleving zijn een hoop verschillende vraagstukken; de transities, vervangingsopgaven, of de beperkte fysieke buitenruimte. Dit vraagt om belangen afwegen, samen met de omgeving. Zo moeten waterschappen samenwerken met gemeenten om de wateropgaven op te lossen.
Dit soort zaken vragen een bepaalde manier van werken, en hier komt assetmanagement om de hoek.
Simon Buwalda van CROW vertelt over de vijf verschillende principes van assetmanagement: integraal denken, de zichtlijn (van strategie tot de operatie en andersom), de balans tussen prestaties kosten en risico’s, het levensduur denken en het evalueren & verbeteren (Plan-Do-Check-Act).
Assetmanagement geeft structuur aan de organisatie en systematiseert het denken. Daarom dat beginnen met assetmanagement een goed idee is. Het vraagt echter wel een veranderingsproces binnen de organisatie.
Om te veranderen moet eerst de context geschetst worden (waar staan we) en de ambitie (waar willen we heen). Dit doe je door met elkaar in gesprek te gaan en relevante documenten te raadplegen. Ook tools zoals de CROW Volwassenheidsscan helpen om te kijken waar de organisatie staat, en hoe iedereen naar de organisatie kijkt.
Ook het iAMPro model voor assetmanagement (
klik hier voor de PDF) kan helpen om invulling te geven aan de ambitie van de organisatie*.
Maar uiteindelijk zal je het vooral samen moeten doen met de mensen van de organisatie. De steun van managers, directie, de politiek en overige beslissers is nodig. Zij moeten ervoor staan; zo werkt het in de zichtlijn. Ook moet er eigenaarschap zijn voor de trekker van het assetmanagement.
Daarnaast moeten de bouwstenen van organisatieverandering voor assetmanagement op orde zijn. Zoals hieronder beschreven:
Lelystad – Starten met Assetmanagement (door Pâivï Schulpen)
Lelystad is in de tweede helft van de vorige eeuw gepland en ontstaan. In de jaren ’60 is men enthousiast begonnen met bouwen. De stad werd ingericht op 150.000 inwoners (en heeft er nu ongeveer 80.000).
De opzet was zo neergezet dat fietsers en voetgangers veel ruimte kregen; met veel gescheiden banen en bruggen. Hierdoor zijn ook veel technische keuzes gemaakt. Niet alle keuzes waren even logisch.
Waarom dan assetmanagement? De verhouding tussen het aantal bewoners en het areaal is scheef. Met assetmanagement is het de bedoeling om met heldere onderbouwing en logische keuzes te maken. Hiervoor moeten wel de bedrijfsvoeringsprocessen aangepast worden en moeten de rollen, taken en verantwoordelijkheden goed belegd zijn.
Om dit te starten zijn ze gestart met het herijken van het Standaard Programma van Eisen. Dit leidde wel tot weerstand in de organisatie. Door rustig de trap van via naar strategisch kader, tactisch kader, beheerplan en uitvoering af te lopen kwamen ze tot een digitaal handboek openbare ruimte.
Dit handboek is digitaal waardoor ieder team, vanuit elk domein ermee kan werken. Het wordt nu gebruikt om een aantal pilotprojecten ermee vorm te geven.
Daarnaast is gekeken naar het team van beheer. Ze zijn met een groep (beoogde) assetmanagers samen gaan zitten om te kijken waar ze nu staan, en waar ze heen willen (en hoe dat vorm te geven). De aanloop naar bewustwording was langer dan gehoopt, onder meer omdat corona tussendoor kan. Op dit moment zijn ze bezig met het ontwerpen van de organisatie en het creëren van de randvoorwaarden.
Het proces werd geholpen door het model van iAMPro. Er is
een kleine volwassenheidsscan uitgevoerd om te kijken waar ze staan (bekijk
hier een instructievideo van de volledige volwassenheidsscan).
De resultaten zijn intussen wel zichtbaar. Ze hebben grip op de opgaven en er is transparantie. Inmiddels krijgt de rol assetmanager vorm en inhoud en wordt de asset data opgestart. Daarbij zijn ze er nog niet. Een van de opgaven waar ze nog mee zitten is de aanwas van technische mensen.
Deelgroepen
Na de presentaties ging de groep uiteen in diverse kleinere deelgroepen om diverse casussen te bespreken. De casussen werden ingebracht door de deelnemers zelf.
Zo werd in groepsverband onder andere besproken hoe je bij een gebrek van visie van bovenaf, toch tot een rode draad in je beheer- en beleidsplannen kan komen. Of hoe je weerstand in de organisatie weg kan nemen.
De diverse aanwezigen hielpen met concrete adviezen. Met een hoop antwoorden op zak; en verbeterpunten om het morgen meteen anders te doen (of, in verband met de krokusvakantie), vanaf 1 maart, kon de borrel beginnen.