Inmiddels is hij de tel kwijt geraakt, maar Jochem Mollema (foto) herinnert zich nog dat in 2020 de allereerste versie van de IMBOR-cursus bij het Havenbedrijf Rotterdam plaatsvond. “Ik schat dat ik de cursus nu wel zo’n vijftig keer heb mogen verzorgen. Aangezien ik ook al tien jaar nauw betrokken ben bij de ontwikkeling van het informatiemodel kun je wel stellen dat ik behoorlijk vergroeid ben met het IMBOR.”
Het Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR) is 
omvangrijk en zonder enige uitleg lastig te implementeren. Als organisatie dien je je te realiseren dat de overstap naar IMBOR een goede voorbereiding vergt. Wat komt er allemaal om de hoek kijken bij deze implementatie? Je kunt het complete traject aan de softwareleverancier overlaten, maar met voorkennis van IMBOR kan je volgens Mollema veel beter met de leverancier een goede digitale omgeving voor assetmanagement neerzetten én ben je als opdrachtgever een betere partner voor jouw leverancier.
Eenvoudige uitwisseling
Waarom is standaardisatie in het beheer van de openbare ruimte belangrijk? “Vrijwel alle data binnen gemeentelijke organisaties zijn gestandaardiseerd”, legt de docent uit. “Het beheer van de openbare ruimte heeft echter een uitzonderingspositie. Door te werken met een standaardmodel voor dataregistratie kan informatie eenvoudiger uitgewisseld worden en is minder maatwerk nodig. We leven immers in een wereld van standaarden en willen graag zo efficiënt mogelijk werken. Als alle betrokkenen op dezelfde wijze dezelfde gegevens vastleggen, dient dat als fundament voor andere standaarden die van het IMBOR gebruik kunnen maken. Daar komt bij dat softwareleveranciers niet staan te springen om bij elke klant een andere digitale omgeving in de lucht te moeten houden. Ook zij geven de voorkeur aan een duidelijke structuur.”
Pionieren en professionaliseren
De eerste jaren was het echt pionierswerk met een handvol gemeenten die gebruik maakten van IMBOR, blikt Mollema terug. “Je ging met gemeenten aan de slag en soms kwam je tot de ontdekking dat wat je bedacht had niet goed uitpakte. Sinds 2022 staat de meest stabiele versie met een goede structuur binnen een standaard die in Nederland gemaakt is om informatiemodellen op te slaan. Extra content kan in deze versie nog steeds toegevoegd worden, zoals nieuwe objecten in de openbare ruimte of nieuwe ontwikkelingen die inhoudelijk een plek moeten hebben. Dit is mogelijk zonder dat we aan de structuur hoeven te tornen. Dat is een belangrijke mijlpaal in de verdere professionalisering en doorontwikkeling van IMBOR.”
Overstap kost tijd
Ongeveer een derde van alle 342 gemeenten heeft IMBOR inmiddels geïmplementeerd in de organisatie. Dat ziet Mollema graag sneller groeien, maar beseft ook dat de overstap veel tijd kost. “Gemeenten sluiten nu eenmaal meerjarige contracten af met hun softwareleverancier en die werkt met een bepaald format wat niet één-twee-drie om te zetten is. Met enkele leveranciers loopt nu de afspraak dat IMBOR wordt toegepast als ze overstappen naar een nieuwe softwareversie. Op deze manier kunnen ze gemeenten stapsgewijs meenemen in het proces.”
Goede voorbereiding
Voor organisaties die IMBOR willen implementeren benadrukt Mollema het gezegde ‘een goede voorbereiding is het halve werk’. Allereerst dien je in kaart te brengen wat de kwaliteit is van de aanwezige data. Welke applicaties zijn aanwezig? Een grondige inventarisatie van hoe de organisatie er voorstaat wat alle systemen betreft, de data, kennis en bemensing is een eerste vereiste. Als software aangepast moet worden, moet je ook kijken naar waar het de afgelopen jaren voor gebruikt is. Hoe zouden we het beter kunnen gebruiken? Hoe zitten de huidige contracten in elkaar? Als software verandert, verandert ook een deel van de functionaliteit, het verandert werkprocessen. Doen we het gegevensbeheer per vakdiscipline of gaan we dit centraliseren? Welke gegevens moeten uitgewisseld worden met de GEO-applicatie om goede geometrieën te krijgen? “Door hierin samen met je softwareleverancier op te trekken, kun je ook samen kijken naar de mogelijkheden die IMBOR biedt”, tipt Mollema.
“Wil je assetmanagement gestructureerd toepassen, dan moeten de data goed op orde zijn. Registreren we alles wat van belang is? Dan is het handig als eigenaar of beheerder voor het onderhoud van de openbare ruimte dat je alle objecten digitaal beschikbaar hebt. Een IMBOR-traject zorgt voor veel meer reuring dan alleen maar “even” overstappen naar een ander dataformaat. Met nadenken over hoe je het IMBOR goed kunt toepassen ga je ook nadenken over hoe je zaken gaat vastleggen, zodat het tevens integraal werken bevordert.”
Snel de diepte in
Met de Basiscursus IMBOR groeit de kans op een succesvol implementatieproces. In één dag leren de deelnemers over de opzet, basisprincipes en voordelen van het IMBOR plus de toepassing in zijn of haar organisatie. De docent merkt op dat de in-company-cursussen het meeste effect renderen. “Ik kan na een korte introductie over het IMBOR snel de diepte in met de deelnemers en met ze focussen op praktijkcases. Met voorbeelden uit de praktijk kun je toespitsen op de situatie van een gemeente, provincie of waterschap in combinatie met de specifieke datavragen of software die zij hanteren. Als feedback ontvang ik vaak dat dit deel van de cursus ook als meest waardevol wordt ervaren. Hoe het IMBOR-model in elkaar steekt, kun je in enkele sheets uitleggen. Hoe je het model toepast in jouw organisatie, dat is dé insteek van deze cursus.”