Op woensdag 10 mei 2017 troffen opdrachtgevers en opdrachtnemers elkaar tijdens het Nationaal Congres Aanbesteden en Contracteren. Goed samenwerken wil iedereen, maar hoe vind je elkaar vanuit belangen die vooral níet gemeenschappelijk zijn? Overheden en markt zoeken naar nieuwe wegen, nieuwe samenwerkings- en contractvormen. Dynamiek en vernieuwing: bij deze transitie hoort andere kennis, ontwikkeld in samenspraak met de praktijk.
Op woensdag 10 mei 2017 vond het Nationaal Congres Aanbesteden en Contracteren plaats in De Rijtuigenloods in Amersfoort. Bijna 300 opdrachtgevers en opdrachtnemers ontmoeten elkaar en gingen met elkaar in gesprek. Lees het verslag, download de presentaties en bekijk via deze link een fotoverslag van het congres (fotowebsite: Flickr.com).
De openingssessie van het congres was er één voor de ‘early birds’. Om 08.15 uur ‘sharp’ kwam meteen een boeiend onderwerp voor het voetlicht: innovatief ondernemerschap in de bouw- en infrasector. Jan van der Doelen (Sector Banker ING) gaf een korte inleiding. Hoe kunnen we in een aanbestedingsmarkt zorgen voor een toekomstbestendig business model? Welke kansen bieden digitalisering, technologische vernieuwing en de circulaire economie? Vernieuwing loopt achter, door het plaatsgebonden karakter van de bouw, de markt is volatieler en er wordt vaak gebouwd wat door een ander is bedacht. Werk aan de winkel, dus! Kansen door innovatie en de circulaire economie zijn er genoeg. De basis –een toekomstbestendig business model- moet dan wel goed zijn. Intensieve toetsing met de Canvasmethode is daarbij behulpzaam. Prijzenkast Vervolgens ging Tom van Eck (Accountmanager Infra Bouwend Nederland) de discussie met de deelnemers aan. Zo ontspon zich een levendige, interactieve sessie. Hoe kan je in een aanbestedingsmarkt voldoende innovatie voor elkaar krijgen? "Heb je straks niet een prijzenkast vol innovatie trofeeën, maar geen omzetplus?" Cora Grootjen (Dura Vermeer Divisie Infra) heeft als mening dat het vooral gaat om lef, het uitspreken van de ambitie om het te gaan doen, het durven afwijken van de regels. Het merendeel van zowel opdrachtgevers als –nemers was het hier mee eens. Het gaat om in strategische samenwerkingsverbanden stappen en zo samen op een hoger plan komen. Dat doe je door elkaar te belonen (niet te straffen), aldus Iman Koster (CROW). De Rijdende Rechter Na een vermakelijke variant op het tv-programma ‘De Rijdende Rechter’ waarbij een opdrachtgever en een opdrachtnemer lijnrecht tegenover elkaar stonden, peilde dagvoorzitter Rens de Jong (presentator BNR Nieuwsradio en RTL Z) de aanwezigen (opdrachtgevers, adviseurs en opdrachtnemers) in de plenaire zaal. Zijn vraag aan de zaal om aan het eind van de dag te beantwoorden: hoe gaan we het met ons allen beter doen na vandaag? ‘Best Practices’ Iman Koster werd bevraagd door Rens de Jong naar het waarom van dit congres: “Wij zijn als Kennisplatform CROW de partij die tussen alle betrokkenen in het aanbestedingslandschap staat. En partijen kan binden. Daarom is dit congres er nu voor de tweede keer. Belangrijk aan het eind van deze dag is het besef dat om met elkaar te kunnen samenwerken we elkaar moeten begrijpen. Wat wil ik, wat wil jij? De herkenning en ook erkenning van elkaars professionaliteit help al een heel eind op weg. Leer van elkaars ‘best practices’.” Grootste grieven Interessante vraag is natuurlijk hoe opdrachtgevers en opdrachtnemers over elkaar denken. CROW deed een nulmeting. Niels van Ommen (ten tijde van de presentatie Hoofd Cursussen, Opleidingen en Congressen CROW) presenteerde de uitkomsten van deze Nationale Enquête Aanbesteden en Contracteren: Grootste Grieven. Bekijk de resultaten via deze link: www.crow.nl/grootste-grieven. Over de schutting Opvallend is dat overall opdrachtnemers op de drie gezichtspunten minder positief reageren dan opdrachtgevers. Ze voelen zich in meerderheid niet als gelijke behandeld door opdrachtgevers. En opdrachtgevers gooien te vaak ondoordacht risico’s over de schutting. Opdrachtgevers denken vaak dat meerwerk voor opdrachtnemers een verdienmodel is. Conclusies:
Een belangrijke positieve conclusie is er ook: beide partijen vinden in meerderheid wel dat er sprake is van een plezierige samenwerking.
Knuppel en hoenderhok Over de uitkomsten van de enquête ontstond een levendige discussie. Karin Rog (ReintenInfra, columniste Cobouw) gooide de knuppel in het hoenderhok. Ze suggereerde dat die nog steeds grote groep ‘negatievelingen’ wellicht ander werk zouden moeten kiezen. “Ga eens met elkaar over ook andere zaken praten dan alleen maar over de regels en het contract, leer elkaar eens goed kennen. Stel de relatie voorop en verdiep je in elkaars belangen.” Een Goed Gesprek Het werd tijd voor een Goed Gesprek! Rens de Jong interviewde eerst Jack Amesz, Directieadviseur Fysieke Domein Gemeente Den Haag. Zijn boodschap als opdrachtgever aan de aanwezigen: “We moeten aan ons imago werken. Meer halfvolle dan halflege glazen, alstublieft!! We moeten ons meer trots tonen op geleverde prestaties. Natuurlijk willen bestuurders het liefst alleen maar successen bestellen, maar leg niet te veel nadruk op de dingen die nog niet goed genoeg lopen en dat we nog niet zijn aanbeland op het punt waar we graag willen zijn. Is er voldoende urgentie om te veranderen? Ik denk het wel!” Vervolgens werd Jil Ligterink (“Jil met één l, graag”) aan de tand gevoeld. Hij is Directeur VolkerInfra. Hij introduceerde zichzelf als “de enige aannemer met twee linkerhanden, althans dat zegt mijn vrouw.” Innovaties bij aanbestedingen komen inderdaad langzaam op gang, zo stelt ook hij vast. “We werken volgens de regels van het aanbestedingstraject en dat houdt ons als sector dom. Dat moet anders. We moeten veel meer inzetten op technische vernieuwing, automatisering en dataoverdracht. “ Wederzijds eigen belang Vraag aan beide heren: Hoe kan het tempo van innoveren dan omhoog? Door, in de woorden van Wisse Dekker (oud-Philips topman), te werken aan ‘wederzijds eigen belang’. Door intensievere samenwerking, slimmere aanbestedingen, optimale contracten. De continuïteit in de relatie moet voorop staan, niet de marge. En misschien ook wel Past Performance voor beide partijen? Sessie: UAV-GC Na de lunch was er ruimte voor de parallelsessies. Onder meer over UAV-GC in de praktijk. Een actueel onderwerp: projecten die vastlopen in de modder, worden stilgelegd of (erger nog) eindigen voor de rechter. Vaak veroorzaakt door aanvullende eisen van de opdrachtgever of door een andere uitleg van gestelde eisen. Volgens Herman Bosma, Contractmanager Dura Vermeer Beton- en Waterbouw kunnen opdrachtgevers en opdrachtnemers een aantal valkuilen voorkomen. “Reserveer bij de start van een project extra tijd om elkaar beter te leren kennen. Zet beide partijen vervolgens dicht bij elkaar in projectteams en hou het acceptatieplan beperkt. En beste opdrachtgever: realiseer je dat voor een opdrachtnemer meerwerk geen verdienmodel is, maar veel meer een vervelende storing van het proces. Ga respectvol en gelijkwaardig met elkaar om en accepteer het feit dat het twee verschillende werelden zijn.” Peter Kanninga, Projectmanager DBFM Boskalis, beaamde dit: “Er is altijd een wankel evenwicht tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Er blijkt altijd weer een verschil te zijn tussen de letter en de geest van de aanbestedingswet.” Hij had vijf tips: 1. Begin met het einde voor ogen, 2. Signaleer tijdig, 3. Durf in elkaar te investeren, 4. Het paradijs bestaat niet en: "5. Controle is goed, vertrouwen is beter". Sessie: GRIP op samenwerking broodnodig Om inzicht te krijgen in de dynamiek tussen de twee tegenpolen in het aanbestedingsproces kan een spelvorm uitkomst bieden. Niet er met elkaar over praten, maar concrete situaties naspelen en daaruit lering trekken. Roel Reuser en Elske Schrijvers, Adviseurs Aanbesteden & Contracteren Twynstra Gudde, lieten scènes zien uit Spelsimulatie GRIP (zie www.crow.nl/grip): welke impact hebben houding en gedrag op de samenwerking en welke gevolgen kan dit hebben op het succes van het project. “De spelsimulatie-training geeft een leerzame inkijk in de dynamiek van samenwerkingsprocessen; het is een vorm van stage lopen in de toekomst”, aldus Elske Schrijvers. Afsluiting Na de tweede ronde van de parallelsessies ging de borrel van start en vonden opdrachtgevers en opdrachtnemers elkaar in ongedwongen sfeer. Bleef het nog lang onrustig in Amersfoort? Dat viel mee, aan het einde van de dag gingen alle deelnemers beladen met nieuwe ideeën en kennis op weg naar huis. Namens alle sprekers en de organisatie: deelnemers dank voor uw komst en bijdrage! Graag tot volgend jaar!
PARALLELPROGRAMMA | SESSIES RONDE | A. Circulariteit in de aanbesteding: groener voor hetzelfde geld B. Anders aanbesteden: meedogenloos transparant! C. Sturen op samenwerking: zo kan het ook D. Social construct: proces vastgelegd in leidraad samenwerking E. Toepassing UAV-GC in de praktijk F. Verborgen parels van de Aanbestedingswet G. Een Goed Gesprek OG-ON
Sessie A. | Circulariteit in de aanbesteding: groener voor hetzelfde geld Hoe kun je een project op een meer circulaire wijze ontwikkelen? Analyse leert dat zelfs kostenneutrale maatregelen op het gebied van onder meer materiaalkeuze, energievoorziening en constructief ontwerp de circulaire prestaties aanzienlijk verbeteren. Hoe neem je circulariteit in de gunningscriteria op? Hoe schrijf je groener in? Circulaire potentie van de in aanbouw zijnde Spaarndammertunnel in het Amsterdamse Westelijk Havengebied langs de groene meetlat levert inspirerende inzichten.
Sessie B. | Anders aanbesteden: meedogenloos transparant! Wat kunnen we leren van inkopers in een andere sector? Hoe anders doen zij het? Hoe werkt transparantie daar? Gasunie sluit raamovereenkomsten voor maximaal 8 jaar. Geen belang bij prijsvechten maar bij continuïteit en kwaliteit. Monitoring via KPI's. Permanente evaluatie van samenwerking met aannemers en waar en wanneer mogelijk voorwaartse integratie.
Sessie C. | Sturen op samenwerking: zo kan het ook Het contract regelt de spelregels, maar hoe regel je een succesvolle samenwerking? Hoe borg je dat het werkt tussen partijen, of eigenlijk: tussen mensen? Maak kennis met drie beproefde instrumenten:
1. RWS: van traditionele opdrachtgever naar moderne samenwerker Hoe ervaart de markt de cultuurverandering bij RWS PPO? Hoe om te gaan met kennis delen en transparantie? Lukt het opdrachtgever en opdrachtnemer zich te verdiepen in elkaars leefwereld? Hoe komen zij tot succesvol partnerschapsmodel?
2. Brabantse Delta: van vastloper naar succes Contract voor renovatie van 9 rioolzuiveringen is glashelder, aannemer gaat aan de slag. Toch loopt het project vast. Oplossing: samen kom je verder! Luisteren, spiegelen en praktisch blijven; met als resultaat: groot succes!
3. We doen het samen gericht op gezamenlijke doelstellingen Waterschap Rivierenland en combinatie dijkverbetering HOP zijn in april 2014 gestart met de realisatiefase van de Dijkverbetering Hagestein - Opheusden: 40 km lang, 1.500.000 m3 grondverzet en 5 km harde constructies waaronder de innovatie dijkdeuvels. Het project is door zijn omvang in lengte, verder te ontwikkelen ontwerpen en wijzigingen complexer en dynamischer geworden. Hierdoor kwamen zowel het contract, doelstellingen als de samenwerking onder druk te staan. Oplossing: met initiatieven zoals ‘Doelstellingen Start- en Follow-ups’ het gezamenlijke doel scherp houden en belangen bespreken. Focus op contact in plaats van contract. Mobiliseren van positieve energie om er samen de schouders onder te zetten!
Sessie E. | Toepassing UAV-GC in de praktijk Actueel genoeg: UAV-GC-projecten die stranden in de modder, stil gelegd worden, verhuizen naar de rechtbank. Onduidelijkheid over informatievoorziening, aanvullend onderzoek, risico’s en verantwoordelijkheden. Hoe gaan aannemers om met de weerbarstige praktijk van geïntegreerde contracten? De krantenkoppen op de voorpagina voorbij; tijd voor de echte verhalen, óók voor opdrachtgevers. Wat zijn de belevingen en ervaringen van de aannemers bij het uitvoeren van UAV-GC-projecten? Waar zien we kansen en uitdagingen? Is er verschil tussen publieke en private opdrachtgevers?
Sessie F. | Verborgen parels van de Aanbestedingswet Onbekend maakt onbemind. Daarom nu een unieke rondleiding langs de verborgen schatten van de Aanbestedingswet. Wist u dat ... diverse in de wet opgenomen instrumenten en procedures om succesvol te sturen op samenwerking zelden toegepast worden? Wist u dat … er veel meer mogelijk is binnen de wettelijke kaders dan wordt aangenomen? Ontdek de ruimte en zie de kansen, bijvoorbeeld voor individuele informatie-uitwisseling, marktconsultatie, prijsvraag, innovatiepartnerschap, erkenningsregeling, concessieprocedure, levenscycluskosten en concurrentiegerichte dialoog.
Sessie G. | Een Goed Gesprek OG-ON SROI, EMVI, Past Performance: hot issues die de sector bezighouden, gewild of niet. Wat was ook weer de bedoeling, hoe pakt het uit in de praktijk, en de meest prangende vraag: hoe kan het beter? Met passie uitgesproken meningen van een opdrachtgever en een opdrachtnemer als opmaat voor een Goed Gesprek. Doe mee!
Sessie H. | Aanbesteden van innovaties Ruim baan voor de innovatieve kracht van de markt! Zo geeft de provincie Groningen invulling aan haar doelstelling de infrastructuur slim en groen te maken. Een experiment met vernieuwend aanbesteden via innovatieateliers, werkplaatsen voor provincie en bedrijfsleven. Stel de juiste vraag en het antwoord gaat elk voorstellingsvermogen te boven!
Sessie I. | Anders samenwerken: netbeheerder stelt gelijkwaardigheid centraal Binnen de ondergrondse infra wordt al jaren op dezelfde manier samengewerkt. Samen met zijn aannemers wil netbeheerder Liander dit traditionele systeem optimaal laten aansluiten op de actuele ontwikkelingen in de sector. Tijd voor verandering! Van opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie naar gelijkwaardigheid: een majeure cultuuromslag. Hoe organiseer je dit aan boord van een rijdende trein?
Sessie J. | GRIP op samenwerking: real life oefenen met een geïntegreerd contract Inzicht krijgen in de dynamiek tussen opdrachtgever en opdrachtnemer bij de beheersing van een geïntegreerd contract? Dat kan in spelsimulatie GRIP: niet praten over maar zelf aan de slag met systeemgerichte contractbeheersing. Wat betekent het voor een opdrachtnemer om in de realisatiefase verantwoordelijk te zijn voor de kwaliteit van het project en hoe gaat de opdrachtgever dat controleren? En wat kom je tegen in de samenwerking binnen je eigen team en in de dynamiek tussen opdrachtgever en opdrachtnemer? Ontdek aan de hand van een scène uit GRIP welke impact houding en gedrag hebben op de samenwerking en daarmee op het succes van het project. Met onder anderen:
Sessie K. | Goed samenwerken: fluitend naar je werk! Op zoek naar een werkend recept voor goede samenwerking? Succesfactoren blijken onder meer: vroege dialogen, risico’s managen, escalatieniveaus benoemen, elkaar weten te vinden. Leer van het IB-Projectteam van het Jaar 2015 gemeente Amsterdam, tevens genomineerd voor de samenwerkingsprijs Leidende Principes Marktvisie (ingesteld door het Opdrachtgeversforum) hoe dat moet. Kun je het leren, valt het te organiseren? Bouwrijp maken van de Kop Weespertrekvaart Amsterdam: complex genoeg en hoge tijdsdruk, maar het projectteam kreeg het samen met Aannemingsmaatschappij Van Gelder - fluitend - voor elkaar.
Sessie L. | Herziening UAV-GC en een pleidooi voor ‘best for project’ contracten Twee onderwerpen in één sessie: 1. Wat is de actuele stand van zaken ten aanzien van de herziening van de UAV-GC 2005? Welke onderdelen komen in aanmerking voor actualisering en welke richting gaat het op? 2. Naast deze uiteenzetting ook een pleidooi om een contract dienstbaar te laten zijn aan een mooi civiel werk, best for project. Hoe doe je dat en hoe voorkom je frustrerende standaardfouten? Het kan ook anders!
Sessie M. | Masterclass jurisprudentie RAW/UAV en aanbesteden Ondanks de grote aandacht voor Geïntegreerde Contractsvormen is de RAW/UAV nog altijd springlevend. Het overgrote deel van de bouwcontracten komt nog altijd traditioneel op de markt. Ga mee op een juridische praktijkexcursie en word wijzer van een aantal interessante uitspraken en praktijkvoorbeelden met betrekking tot aanbesteden van RAW- en UAV-contracten. Wat te denken van de discussie over uitvoeringskosten, afprijzen van vervallen besteksposten, schuiven met kosten en de precontractuele waarschuwingsplicht. Zaken om van te leren en over te discussiëren.
Sessie N. | Dilemma’s in de MKB-praktijk, trending topics on the move! Zo maar een dag in het MKB. Waar gaan de gesprekken bij de koffieautomaat over? Wat speelt er? Twee aannemers aan het woord over behartigenswaardige zaken rond aanbesteden en contracteren. Dynamische ontmoeting en uitwisseling van meningen, argumenten, visies en ervaringen. Neem stelling over bijvoorbeeld de EMVI vergoeding! Met onder anderen: